Cum să faci o prezentare bună?

Căutam recent prin hard-disk-ul computerului o informaţie dintr-o prezentare mai veche şi dintr-una în alta am ajuns să îmi recitesc prezentări mai vechi şi să văd cum au evoluat ele de la an la an.

Uitându-mă acum la o prezentare din 2002 de exemplu, reacţia pe care am avut-o a fost un zâmbet amar… foarte amar… dacă aş vedea azi un speaker la o conferinţă care ar avea o prezentare în stilul în care am scris atunci, aş fi postat până la sfârşitul zilei ceva maliţios despre el pe blog…

Între timp lucrurile au mai evoluat şi cu puţin ajutor din partea celui mai bun blogger şi speaker (in my humble opinion) – Guy Kawasaki, mi-am pus cap la cap un check-list de lucruri pe care să am grijă să le fac şi să nu le fac într-o prezentare, indiferent că este o prezentare de conferinţă, introducerea agenţiei către un nou potenţial client sau orice altă situaţie în care este nevoie de o prezentare. Here it goes:

1. Captarea şi menţinerea atenţiei

Încerc să îmi încep prezentările fie cu ceva amuzant fie cu ceva interesant. Apoi, pe parcursul prezentării, din 5 în 5 slide-uri încerc să mai strecor ceva amuzant sau interesant. În general atenţia oamenilor e greu de captat şi chiar şi mai greu de reţinut. Lăsând la o parte funcţiile celor care sunt în audienţă, ei sunt în primul rând oameni, iar atenţia oamenilor nu e ceva la ce ai dreptul implicit, ci trebuie să o câştigi. Ce le place oamenilor să audă: lucruri amuzante, lucruri folositoare pe care le pot utiliza în activitatea lor, curiozităţi – în opinia mea sunt cireaşa de pe tort, sau poveşti despre lucruri familiare sau dragi (copii, animale de casă, amintiri de acum 10-20 de ani).

2. Forma

O prezentare neîngrijită este în primul rând o lipsă de respect pentru audienţă – îi arată că nu a meritat să îţi rezervi un pic din timpul tău pentru a te pregăti cum trebuie. În al doilea rând, e cam dificil pentru audienţă să priceapă mesajul pe care vrei să îl transmiţi dacă este îngropat printre texte dezordonate puse pe un template provenit dintre minunăţiile bunului gust furnizate de Bill & Co. în pachetul standard de Powerpoint. Încerc să îmi scriu prezentările cu un font cât mai mare, minim 20 de puncte (scuze Guy, 30 e puţin cam mare şi audienţa mea nu are 60 de ani) şi să am minim 1 slide din 3 însoţit de o fotografie.

Spaţiul rezervat textului e în stânga, fotografia în dreapta şi nu apar niciodată împreună. De obicei dacă am 4 bullet-uri de text, le folosesc pe primele 2 pentru warm-up referitor la informaţia de pe slide, apoi intră în scenă fotografia şi apoi ultimele 2 bullet-uri. Întotdeauna un bullet intră în urma unui click (nu îmi plac slide-urile care ţi se arată “goale” din prima – plus că îţi distrug speech-ul -> lumea citeşte mai repede decât vorbeşti tu şi indiferent că înţelege sau crede că a înţeles, intervalul de timp dintre momentul când au terminat de citit şi momentul când ai terminat tu de vorbit înseamnă pentru audienţă PLICTISEALĂ – foarte periculos).

3. Modul de prezentare

Indiferent de valoarea conţinutului, un stil de prezentare fără sare, piper, oregano şi busuioc nu ajută prea tare. Oamenilor, chiar şi la 30-40-50 de ani le place să audă poveşti. Aşa că prezentarea trebuie să fie construită ca o poveste, în care cu fiecare slide mai afli din peripeţiile eroului, iar finalul trebuie să fie unul grandios. Oamenilor le place suspansul, aşa că povestea trebuie să îi ţină în suspans, cu momente scurte de destindere. Despre introducere am vorbit puţin mai devreme. Pasiunea speech-ului ajută mult, gesticulaţia la fel, atenţie însă să nu daţi în boala exagerării – audienţa poate percepe agresivitate, aroganţă şi un personaj agitat care bâlbâie câte ceva.

4. Pregătiţi-vă de neprevăzut

Din proprie experienţă ştiu că nu e înţelept să presupui că la conferinţă legătura la internet va merge bine, că filmuleţele din prezentarea ta vor merge şi pe un alt laptop sau că fonturile folosite sunt instalate pe calculatorul de prezentare. Din acest motiv încerc mereu să prezint de pe propriul computer şi să presupun că nu există legătură la internet – recomand HyperCam, un utilitar care filmează ecranul computerului dvs. Astfel se pot face filmuleţe demonstrative în locul unei demonstraţii live.

De asemenea, nu presupun că locul de prezentare va fi în faţa calculatorului şi că voi putea porni filmele din prezentare dând click din faţa calculatorului. Este mai simplu să gândesc prezentarea pas cu pas (avansând doar prin apăsarea oricărei taste) şi să folosesc o telecomandă. Astfel am libertatea de a mă plimba, scrie la tablă sau gesticula în timp ce prezint. Plus că dă o impresie mai hi-tech

5. Cifre şi alte date

Pe cât posibil, încerc să dau nume şi să prezint cifrele prin asocieri. E mai simplu să dai un nume (haios) de genul Alintaţii unui segment din universul ţintă decât să îl denumeşti B4. Sau de exemplu, în loc să spui “o lungime de 10 metri” e mai uşor de reţinut de audienţă dacă spui – e lung cât 2 Touareg-uri puse cap-la-cap. Pe cât posibil şi dacă e relevant.

Cifrele sunt interesante pentru oameni şi satisfac setea de a afla ceva nou permanent, dar atâta timp cât le dai oamenilor şi un termen non-cifric cu care să asocieze un număr pentru a reţine mai uşor.

6. Mai subţirel cu cărămizile că fac vânătăi pe piept (Guy spunea cut the sales pitch)

Asta e un demon de care scapi cu greu (eu încă exorcizez la el) şi se simte în special la conferinţe. Să luăm exemplu RoDirectul, o conferinţă cu conţinut peste media evenimentelor autohtone, care vine acum în aprilie: ei bine, chiar şi aici, cam toţi speakerii de anul trecut au venit să vândă. Până şi Andy Owen a venit să îşi vândă DVD-ul. Acum să presupunem mai departe că acest speech de vânzare se adresează potenţialilor clienţi din sală.

Acum să îmi spună cineva: de ce eu ca potenţial client aş vrea să aud un speech de vânzări pe care să dau x sute de euro când aş putea solicita o întâlnire de vânzări şi să obţin speech-ul pe gratis?!? Este suficient că spuneţi ceva interesant şi că aveţi logo-ul companiei pe slide-uri. Oamenii vor pricepe ce ştiţi să faceţi sau ce vindeţi şi vor şti unde să vă caute. În plus, vor aprecia că nu le-aţi consumat banii pentru a asculta o prezentare de vânzare şi atât. Şi nu vă luaţi de competiţie. Nu e nici frumos şi reacţia pe care o veţi stârni este cea de simpatie pentru competitorul denigrat care nu are ocazia să se apere.

7. Conţinut interesant

Pe lângă faptul că forma trebuie să fie ok, conţinutul trebuie să fie foarte ok. 80% din prezentare se referă la conţinut. Forma ajută doar să transmiteţi cât mai mult din conţinut audienţei. În plus un conţinut bun dă încredere vorbitorului. Un conţinut slab sau fumat va face mai rău decât bine. Dacă primeşti o invitaţie la o conferinţă despre Digital şi vrei să spui că internetul în România creşte rapid, că e un mediu important şi ai un grafic cu evoluţia numărului de utilizatori şi a investiţiilor în publicitatea online… mai bine nu mai vii.

8. Empatizarea cu audienţa

Dovediţi audienţei că o înţelegeţi. Întotdeauna mi-au plăcut (cu ghilimele) unele conferinţe din România unde speakeri (oameni excelent de bine pregătiţi de altfel) vorbesc unei audienţe formată din oameni de marketing cu termeni super tehnici pe care nimeni nu îi înţelege, sau şi mai rău, în jargon intern. Dacă dovediţi oamenilor din sală sau din cameră că înţelegeţi cine sunt şi ce nevoi au, va fi mult mai uşor să le câştigaţi atenţia.

9. Hainele

Aici sunt de acord cu Guy, deşi mulţi spun că dimpotrivă, creezi o barieră. Eu cred că a veni în faţa unei audienţe bine educate şi cu aşteptări mari în jeanşi şi basketzi e o lipsă de respect.

10. Scrie singur

Cel mai bine e când îţi faci singur un speech şi apoi scrii prezentarea. În acest mod informaţiile de pe slide-uri se integrează perfect cu ceea ce spui. În acelaşi timp te asiguri că speech-ul e vedeta şi slide-urile sunt doar suportul. În caz contrar e foarte posibil să se ajungă la o situaţie de citit de pe slide-uri. Asta chiar nu e ok (vezi nr. 2).

Deşi evident e o listă ideală pe care e greu să o respecţi chiar şi tu, cel care ai făcut-o, spun sincer că funcţionează. Mi-am făcut această listă după Digital Forum şi toate prezentările făcute după 1 Martie sunt mai cool decât cele de până atunci

Alea jacta est!